Les voyages d’étudiants sont devenus une véritable tradition dans les universités et permettent de décompresser à travers des activités ludiques. C’est une occasion pour découvrir de nouveaux horizons et faire le plein de bons souvenirs.
Cependant, déplacer un groupe d’étudiant dans le cadre d’un voyage constitue un grand challenge. Il y a de nombreux paramètres à considérer et plusieurs étapes à suivre. Vous êtes responsable de l’organisation d’un voyage d’étudiants ? Voici des conseils pratiques à suivre afin de réussir votre trip.
Sommaire
Faites appel aux services d’une agence de voyage étudiant
Si vous souhaitez vous délester du stress de l’organisation, recourir aux services d’une agence de voyage étudiant est la meilleure solution. Elle se chargera de planifier dans les moindres détails votre séjour. Qu’il s’agisse d’un voyage culturel, sportif et même d’une soirée d’intégration, elle sera en mesure de l’organiser pour vous.
Elle prendra en compte tous les aspects liés au transport, à l’hébergement et surtout à la sécurité des étudiants. Une agence de voyage spécialisée propose des formules avantageuses qui répondront à vos besoins. Elle offre de bons plans en matière de voyage pour groupe d’étudiants et propose une grande diversité de séjour. En outre, une telle structure dispose d’une assurance voyage qui vous protégera en cas d’imprévu.
Elle s’occupe également de la mise en place de toutes vos activités, peu importe leur nature. Elle assure un encadrement des étudiants afin d’éviter des dérapages et met en place des dispositifs de premiers secours. Vous avez donc la garantie de passer un moment festif dans un environnement sécurisé. Vous bénéficierez d’un accompagnement sur mesure qui sera adapté à votre budget et à vos aspirations.
Déterminez clairement le type de votre voyage d’étudiants
Pour une organisation réussie, il est primordial de définir l’objectif de votre voyage d’étudiants. Le weekend d’intégration ou WEI est par exemple effectué en début d’année scolaire pour fédérer anciens et nouveaux étudiants. Il offre la possibilité de créer et de renforcer les liens entre ceux-ci dans un cadre détendu.
En revanche, le weekend de désintégration s’organise en fin d’année afin de fêter les vacances et l’obtention d’un diplôme. Pour ce qui est du city break, il permet de découvrir une grande ville à travers sa culture et son histoire. C’est l’opportunité idéale pour une immersion totale dans la vie quotidienne d’une ville étrangère.
Le spring break est quant à lui pratiqué au cours des vacances du printemps. Son but est de faire relâcher la pression accumulée pendant les cours, les révisions et les examens. Les destinations les plus prisées sont les plages de sable où les animations sont diverses et variées. En ce qui concerne le snow break, c’est un voyage réalisé en période hivernale.
Les étudiants peuvent effectuer des séjours de ski en montagne ou pratiquer toute autre activité sportive d’hiver. Comme vous pouvez le constater, le type du voyage d’étudiants donnera le ton à votre organisation. Il vous permettra de déterminer les activités à mettre en place et les prestataires à contacter.
Recueillez l’avis des étudiants
Récolter l’avis des étudiants vous permettra d’évaluer la faisabilité du voyage. Il faudra donc communiquer autour du projet afin de savoir s’il fait l’unanimité. Vous pouvez pour cela rédiger un questionnaire qui offrira à chacun la possibilité d’exprimer ses envies. Il comportera entre autres :
- la destination ;
- le budget par personne ;
- la date du voyage ;
- les activités à réaliser ;
- et d’éventuels commentaires.
En recoupant toutes ces informations, vous serez en mesure de satisfaire à défaut de tous, la majorité des étudiants.
Choisissez une destination attractive
Afin de susciter l’intérêt de tous, il faudra choisir une destination attractive. Vous pouvez vous inspirer des différentes recommandations effectuées par les étudiants dans le questionnaire. Vous pouvez opter pour un voyage qui vous permettra de découvrir les trésors de votre pays. Il peut s’agir de sites touristiques, archéologiques, naturels ou encore de parcs d’attractions.
Les possibilités sont nombreuses et ne manqueront pas de combler vos camarades. Si vous avez un budget conséquent, pourquoi ne pas tenter l’aventure dans un pays étranger ?! Ce sera l’opportunité parfaite pour découvrir une nouvelle culture ou apprendre les rudiments d’une langue étrangère.
Voyager à l’extérieur permet d’élargir sa vision des choses en acquérant des connaissances sur des modes de vie différents. Il s’agit d’une expérience enrichissante qui aide à échanger et partager des idées émanant de points de vue différents. Les étudiants pourront donc faire de nouvelles rencontres et tisser des liens avec des personnes au-delà des frontières de leur pays.
Trouvez des moyens de financement
Si votre projet de voyage nécessite un investissement colossal, il faudra trouver des sources de financement. En dehors des fonds collectés par les étudiants, vous pouvez solliciter l’aide de différents organismes publics. Il peut s’agir du ministère de l’Éducation nationale ou de certaines collectivités territoriales.
Ces structures octroient très souvent des subventions qui visent à favoriser les projets estudiantins. N’hésitez pas à impliquer les parents d’étudiants au cours des campagnes de financement. Donnez-leur toutes les informations relatives à l’organisation afin de renforcer leur confiance. Ils vous apporteront assurément l’aide nécessaire pour que le voyage soit une réussite.
Planifiez le départ et les différentes prestations
Certaines prestations sont incontournables au cours d’un voyage de groupe d’étudiants. Il faudra s’assurer de choisir des professionnels qualifiés afin de se prémunir contre certains désagréments. Il ne faudra pas lésiner sur la qualité des prestations. Cela ne signifie pas non plus qu’il faudra débourser des sommes exorbitantes, car la clé c’est l’équilibre.
Pour un voyage à l’étranger, il est impératif de se renseigner sur les démarches administratives nécessaires à l’admission dans le pays. On pense notamment à la préparation des dossiers pour le visa ou encore aux conditions sanitaires exigées. Vous pouvez d’ailleurs prendre ici connaissance des restrictions imposées aux frontières du territoire français.
Le transport
Vous devrez choisir votre moyen de transport selon le nombre d’étudiants à déplacer et la distance à parcourir. Si vous devez vous déplacer à l’étranger, il faudra peut-être réserver des billets d’avion. Si vous parcourez le territoire de votre pays d’origine, un bus fera généralement l’affaire.
C’est le moyen de déplacement en groupe le plus utilisé et le plus économique. Optez pour une location de bus afin de ne pas déranger les autres voyageurs. En effet, les étudiants ont très souvent du mal à tenir en place pendant ces moments festifs.
L’hébergement et la restauration
En ce qui concerne l’hébergement, il y a plusieurs options. Vous avez la possibilité de choisir entre :
- une auberge de jeunesse ;
- un hôtel ;
- une résidence étudiante ;
- et une location meublée.
Vous avez également l’option camping, si la saison s’y prête. Toutefois, assurez-vous que tous les étudiants sont motivés et équipés pour vivre cette expérience. Optez pour un logement qui cadre avec l’objectif et le thème de votre voyage. Cela dépendra essentiellement du budget que vous avez à disposition.
Pour ce qui est de la restauration, il faudra l’adapter aux différents régimes alimentaires afin que tous soient satisfaits. Vous pouvez prévoir une formule pension complète pour ne pas vous soucier des repas du midi et du soir. S’il y a trop de divergences, vous pouvez laisser à chaque étudiant la liberté de s’occuper lui-même de son alimentation. Cela réduira d’ailleurs considérablement le coût total du voyage.
Les activités et les soirées
Afin de rythmer votre séjour, il est indispensable de prévoir plusieurs activités. Pour un snow break par exemple, il faudra privilégier des activités nordiques telles que le ski de fond ou le fatbike. Vous trouverez sur ce site des recommandations qui vous permettront de bien vous préparer à ces pratiques.
Par ailleurs, il existe plusieurs autres activités qui cadrent beaucoup plus avec un contexte estival. On peut citer le laser game, le blob jump, les jeux gonflables, la chasse au trésor et même des tournois sportifs. Peu importe le thème de votre voyage, vous trouverez certainement des activités et animations qui raviront les étudiants.
Aussi, il est certain qu’un voyage d’étudiants manquerait de saveur sans l’organisation d’une soirée. Celle-ci se doit d’être mémorable et son thème fédérateur. Créez plusieurs ambiances musicales et n’hésitez pas à solliciter les services d’un professionnel de l’événementiel de soirée. Si votre logement ne le permet pas, optez pour une soirée en boîte de nuit, bien encadrée. Cela va de soi !
Instaurez une bonne dynamique de groupe
En développant une bonne dynamique de groupe, vous ferez de votre voyage d’étudiants une réussite. Pour cela, expliquez clairement à tous les règles qui régiront votre séjour et donnez si possible un rôle à chacun. Faites-en sorte qu’ils se sentent impliqués, mais sans les contraindre. Organisez régulièrement des réunions pour les tenir informés de l’évolution des préparatifs.
Sensibilisez-les sur les bonnes attitudes à adopter au cours d’un voyage en groupe et faites-les sortir de leur zone de confort. Mettez en place des canaux de communication sur des réseaux sociaux afin de faciliter les échanges. Ils vous permettront d’informer les étudiants sur les éventuelles modifications de programme qui pourraient survenir.
La préparation d’un voyage d’étudiant est loin d’être un long fleuve tranquille et elle implique de grandes responsabilités. Une agence de voyage étudiant saura vous soulager si vous ne voulez pas plonger les mains dans le cambouis de l’organisation.
